Quản lý đăng ký phòng họp chung

Phòng họp đã trở thành tiêu chuẩn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, thường mỗi tầng sẽ có một vài phòng họp chung. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều không có hệ thống booking để quản lý và sử dụng hiệu quả tài nguyên này. Chính vì vậy, tôi xin giới thiệu một giải pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để giải quyết vấn đề trên.

Hãy hình dung, bên ngoài cửa mỗi phòng họp đều có 1 bảng đăng ký, mà chỉ cần nhìn vào đó bạn có thể thấy được ngay những thông tin quan trọng. Và ngay lập tức bạn có thể cầm bút book lịch họp của mình vào bảng đăng ký. Như vậy bảng đăng ký cần thể hiện những thông tin cơ bản như:

1. Khung giờ nào hiện đang còn trống
2. Ai đã book khung giờ bạn muốn sử dụng để thương lượng đổi giờ.
3. Một vài phân tích khác về hiệu quả sử dụng, thói quen sử dụng, phân bổ chi phí
..

Hay nói cách khác, đó là một bảng đăng ký phòng họp như sau

69

Hãy download file đính kèm mẫu Excel quản lý như trên. Bạn chỉ cần sửa lại logo của công ty và điền ngày hiệu lực vào cell J1. Tất cả đã được format hoàn chỉnh để in trên khổ giấy A4 phổ biến

70

Đây có thể chưa phải là giải pháp tốt nhất, nhưng chắc chắn nó rất đơn giản và dễ áp dụng. Chúng tôi hoan nghênh mọi câu hỏi hoặc góp ý để giúp template hoàn thiện hơn

 

Download Attachments

Comments ( 3 )

  1. / ReplyHanh Nguyen
    Template này hữu dụng nhỉ nhưng mà : 1, Nếu công ty sử dụng thì phải để trên ổ share và phân quyền edit cho đầu mối các phòng? 2, Tớ nghĩ nên để số máy lẻ và tô màu ô thời gian sử dụng thì nhanh hơn Cái này dùng để thay quyển sổ ngày xưa của PFS được đấy :D
  2. / ReplyHai Nam Bui
    Hi Hạnh, (1) cái này in ra và để ngay trước phòng họp. 2 tuần thay 1 tờ là vừa đẹp. (2) tô màu là 1 ý kiến hay, trực quan hơn. có thể để sẵn bút dạ nhiều màu ở đấy. Mũi tên 2 chiều dùng trong trường hợp ko thích dùng nhiều bút
  3. / Replycaodinh
    giải pháp excel thì hay,nhưng mình chưa hiểu cách thức lắm.có phải là mình in form này ra,và để trước cửa từng phòng hay ko.Nếu vậy thì phải check từng phòng trước khi muốn đăng ký,phải ko.Như vậy cũng ko đc tối ưu.Mình hiểu cách bạn Hành Nguyên là để form này trên ổ mạng,và phân quyền phải ko.Mình có nghĩ qua cách này.nhửng chưa có giải pháp.hiện cty mình có 4 phòng họp,và có 1 tấm bảng chung ( loại bảng viết bút lông) và bộ phận nào dk hop thì cứ viết vào bảng đó.

Gửi nhận xét