Hướng dẫn làm quen và sử dụng Excel

Bài viết này giới thiệu về Excel và hướng dẫn sử dụng các tính năng cơ bản, các hàm (functions) hay sử dụng, cách phân tích dữ liệu, và Macro trên Excel. Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Excel, cũng như lộ trình làm quen với Excel từ cơ bản tới nâng cao. Đây là bài viết dành cho những chưa biết hoặc mới học Excel. Chính vì thế các nội dung này đều dễ hiểu, dễ học, dễ thực hành.

Giới thiệu

Phần này là dành cho người dùng chưa quen với Excel.

Microsoft Excel là một trong những ứng dụng phần mềm được sử dụng nhất của mọi thời đại. Hàng trăm triệu người trên thế giới sử dụng Microsoft Excel. Bạn có thể sử dụng Excel để nhập tất cả các loại dữ liệu và thực hiện các tính toán tài chính, toán học hay thống kê, phân tích, báo cáo, bảng biểu,…

1. Range: Vùng dữ liệu (Range) trong Excel là một tập hợp gồm hai hay nhiều ô. Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về một vài thao tác quan trọng với vùng chọn.

2. Formulas and Functions: Công thức (Formula) là một biểu thức giúp tính giá trị của một ô. Hàm (Funtion) là công thức có sẵn trong Excel.

 

Kiến thức cơ bản

1 Ribbon: Khi bạn mở Excel, thẻ Home trên thanh Ribbon mặc định được chọn. Chúng ta hãy tìm hiểu cách thu nhỏ và tùy chỉnh thanh Ribbon này.

2 Workbook: Workbook là cách gọi khác của tệp tin Excel. Khi bạn mở Excel, một workbook trống sẽ tự động được tạo ra

3 Worksheets: Một worksheet (bảng tính) là một tập hợp các ô (cell) giúp lưu trữ và thao tác dữ liệu. Mặc định, mỗi workbook trong Excel có 3 worksheets.

4 Format Cells: Định dạng ô (format cell) trong Excel cho phép chúng ta thay đổi hình thức trình bày của số liệu mà không ảnh hưởng đến giá trị của số liệu đó.

5 Find & Select: Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace (tìm kiếm và thay thế) để nhanh chóng tìm thấy chuỗi ký tự/văn bản cụ thể và thay thế bằng chuỗi ký tự/văn bản khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Go To Special để nhanh chóng chọn tất cả các cell (ô) với formulas (công thức), comments (chú thích), conditional formatting (định dạng có điều kiện), constants (các hằng số), data validation (xác nhận dữ liệu),…

6 Templates: Thay vì tạo ra một Excel workbook (bảng tính) từ đầu, bạn có thể tạo ra một workbook dựa trên một template (biểu mẫu). Có rất nhiều template có sẵn và miễn phí để được sử dụng.

7 Data Validation: Sử dụng Data Validation trong Excel để đảm bảo rằng người dùng nhập giá trị nhất định vào một ô.

8 Keyboard Shortcuts: Phím tắt cho phép bạn làm việc với bàn phím thay vì sử dụng chuột để tăng tốc độ đối với các thao tác của bạn.

9 Print: Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách in một Worksheet (bảng tính) và làm thế nào để thay đổi một số thiết lập in quan trọng trong Excel.

10 Share: Tìm hiểu cách làm thế nào để chia sẻ dữ liệu trên Excel với văn bản Word và các file khác.

11 Protect: Mã hóa một file Excel với một mật khẩu nhằm mục đích bảo mật; đòi hỏi người dùng phải có mật khẩu để mở file..

Functions (hàm)

Khám phá cách mà các chức năng trong Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nếu bạn là người mới với các chức năng trong Excel, bạn nên đọc giới thiệu về hàm và công thức trước.

1 Count and Sum: Những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel là hàm Count (đếm) và Sum (tổng). Bạn có thể đếm và tính tổng dựa trên một tiêu chí hoặc nhiều tiêu chí.

2 Logical: Bài viết hướng dẫn bạn cách sử dụng các hàm logic của Excel như: IF, AND và OR.

3 Cell References: Tham chiếu ô trong Excel là rất quan trọng. Hiểu được sự khác biệt giữa các tham chiếu tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp sẽ giúp bạn có kỹ năng tốt trong việc sử dụng Excel.

4 Date & Time: Để nhập ngày tháng trong Excel, sử dụng ký tự “/” hoặc “-“. Để nhập giờ, sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể nhập ngày và giờ trong cùng một cell (ô)

5 Text: Excel có rất nhiều hàm để đáp ứng các thao tác chuỗi văn bản.

6 Lookup & Reference:  Tìm hiểu về các hàm tham chiếu và tra cứu trong Excel như VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, INDEX và CHOOSE.

7 Financial: Bài viết này mô tả các chức năng tài chính phổ biến nhất của Excel.

8 Statistical: Phần này sẽ trình bày tổng quan về một số hàm thống kê (statistical funtion) thông dụng trong Excel.

9 Round: Phần này trình bày 3 hàm làm tròn số trong Excel. Đó là các hàm ROUND, ROUNDUP và ROUNDDOWN.

10 Formula Errors: Phần này hướng dẫn bạn cách xử lý một số lỗi công thức (fomular errors) thường gặp trong Excel.

11 Array Formulas: Phần này hướng dẫn bạn tìm hiểu các công thức mảng (array formulas) trong Excel. Các công thức mảng đơn (single cell array formulas) biểu diễn nhiều tính toán trong một ô.

Phân tích dữ liệu – Data Analysis

Phần này mô tả các tính năng mạnh mẽ Excel cung cấp để phân tích dữ liệu.

1 Sort: Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel trên một hoặc nhiều cột. Bạn có thể tùy ý sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm.

2 Filter:  Lọc dữ liệu trong file excel khi bạn muốn dữ liệu được xuất hiện theo một số điều kiện nhất định.

3 Conditonal Formatting: Định dạng có điều kiện trong Excel giúp bạn làm nổi bật các ô theo một kiểu màu nhất định phụ thuộc vào giá trị của ô đó.

4 Charts: Một biểu đồ đơn giản trong Excel có thể nói nhiều hơn cả một bảng chứa đầy dữ liệu. Các bạn sẽ thấy, thiết kết biểu đồ thật sự rất dễ dàng.

5 Pivot Tables: Bảng Pivot là một trong những tính năng mạnh nhất của Excel. Một bảng Pivot có thể cho phép bạn triết xuất rất nhiều thông tin ý nghĩa từ một bảng dữ liệu lớn và rất chi tiết

6 Tables: Bảng dữ liệu cho phép bạn phân tích dữ liệu trên Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Học cách điền, sắp xếp và lọc bảng dữ lieụe và cách thể hiện dòng tổng ở cuối bảng dữ liệu ở đây.

7 What-If Analysis: Phân tích Nếu-Thì trong Excel cho phép bạn thử nhiều giá trị khác nhau (tình huống) cho nhiều công thức. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn thành thạo phân tích nếu-thì một cách dễ dàng và nhanh chóng.

8 Solver: Excel có công cụ có tên gọi solver, công cụ này sử dụng những kỹ năng từ vận hành nghiên cứu để tìm ra được những phương án tối ưu nhất cho tất cả các loại vấn đề cần quyết định.

9 Analysis ToolPak: Phân tích ToolPak là phần add-in trên Excel, có thể cung cấp công cụ phân tích dữ liệu cho dữ liệu về tài chính, toán học hay kỹ thuật.

Macro & VBA

Excel VBA (Visual Basic for Applications) là tên ngôn ngữ lập trình của Excel.

1 Create a Macro: Bạn có thể tự động hóa các nhiệm vụ trong Excel bằng cách viết gọi là Macro. Bài viết này hướng dẫn làm thế nào để tạo ra một macro đơn giản.

2 MsgBox: MsgBox là hộp thoại trong Excel VBA, dùng để thông báo thông tin đến người dùng chương trình của bạn.

3 Workbook and Worksheet Object: Trong Excel VBA, một đối tượng có thể bao gồm đối tượng khác, và đối tượng này có thể bao gồm đối tượng khác, …

4 Range Object: Range  đại diện cho một cell hay nhóm các cells trên worksheet, là đối tượng hay dùng nhất của Excel VBA

5 Variables: TBài viết hướng dẫn khai báo và sử dụng biến trong Excel VBA. Declare (khai báo biến) là để Excel VBA biết bạn đang sử dụng biến đó. Initializing (khởi tạo) nghĩa là bạn gán giá trị cho biến.

6 If Then Statement: Đây là mệnh đề khá phổ biến trong Excel VBA để thực hiện các đoạn code nếu nó thỏa mãn điều kiện cụ thể nào đó.

7 Loop: Vòng lặp là một trong những kỹ thuật lập trình mạnh mẽ, thường được sử dụng . Vòng lặp cho phép bạn lặp lại các thao với một đoạn code đơn giản.

8 Macro Errors: Trong khi làm việc với Macro, đôi khi bạn sẽ gặp các lỗi phát sinh. Vậy làm thế nào để xử lý các lỗi này? Bài viết này hướng dẫn bạn thực hiện điều đó. Đầu tiên, chúng ta hãy tạo ra một số error cơ bản.

9 String Manipulation (Thao tác với chuỗi): Trong bài viết này sẽ giới thiệu các hàm cơ bản để xử lý ký tự trong Excel VBA.

10 Date and Time: Nếu bạn sử dụng Macro VBA trong Excel và gặp các vấn đề khi làm việc với Ngày và Giờ, thì bạn hãy đọc bài viết này để hiểu và sử dụng hiệu quả hơn.

11 Events: Events là những hành động được thực hiện bởi người dùng khi kích hoạt Excel VBA để thực thi code.

12 Array: Mảng là một nhóm các biến (variables). Trong Excel VBA, bạn có thể tham chiếu (gọi) một biến cụ thể (phần tử) của một mảng bằng cách sử dụng tên mảng và số index.

13 Function and Sub: Sự khác biệt giữa một function và một sub trong Excel VBA là: một function có thể trả về một giá trị, trong khi một Sub thì không, nó thực hiện các công việc nào đó do người lập trình mong muốn bằng các đoạn code. Function và sub rất hữu ích khi chương trình VBA bạn viết có kích thước lớn, xử lý nhiều công việc.

14 Application Object: Đối tượng đứng đầu trong các đối tượng chính là Excel, các đối tượng này được gọi là Application Object. Các Application Object cho phép truy cập đến rất nhiều lựa chọn liên quan đến Excel.

15 ActiveX Controls: Tìm hiểu làm thế nào để tạo ra các điều khiển ActiveX như nút lệnh – command button, hộp văn bản – text boxes, hộp danh sách – list boxes, … Để tạo một điều khiển ActiveX trong Excel VBA, thực hiện các bước sau đây.

16 Userform: Bài viết hướng dẫn bạn làm thế nào để tạo ra một UserForm trong VBA Excel. UserForm là form để tương tác với user.

Gửi nhận xét