10 nguyên tắc vàng khi xây dựng Excel model

Hầu hết các Excel model được xây dựng lên để dùng lại nhiều lần, và để được chia sẻ. Trong nhiều năm sử dụng các model ở các tổ chức khác nhau, có nhiều model tôi cảm thấy rất dễ chịu, nhưng có những cái chỉ muốn đập đi làm lại. Chính vì vậy, bài viết này đúc kết lại những điểm tôi thích ở các model tốt. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn khi bắt đầu xây dựng bất cứ một Excel Model nào

 

  1. Cấu trúc thành 3 phần chính – Dữ liệu nguồn, Mô hình tính toán, Hiển Thị (tương tự như kiến trúc Model-Control-View trong lập trình). Excel  model của bạn sẽ linh động và dễ hiểu hơn
  2. Lưu dữ liệu dưới dạng data table. Đơn giản, nhưng rất hiệu quả khi cần phân tích, lookup,.. Trộn lẫn comments, title, subtotal, hoặc blank column/row có thể dễ theo dõi bằng mắt, nhưng model sẽ phải xử lý phức tạp hơn rất nhiều lần.
  3. Không điền số trực tiếp vào trong công thức, hãy điền vào các cell riêng. Tất nhiên, một số hằng số như 24 giờ, 12 tháng,.. thì có thể chấp nhận được. Khi cần sửa các tham số model sẽ dễ dàng hơn.
  4. Sử dụng data validation để giảm thiểu rủi ro nhập liệu, đồng thời khiến cho model chuẩn và đồng bộ hơn.
  5. Xây dưng những formulas có thể copy được sang nhiều cells. Vừa tăng tính nhất quán, vừa tiết kiệm thời gian. Hãy chú ý về cách sử dụng $ trong cell referencing là để tránh sai sót là được.
  6. Đừng khoá bằng protected cells. Đôi khi mọi người cần hiểu và kiểm tra lại logic của bạn
  7. Sử dụng color coding để phân biệt rõ một cách nhất quán giữa dữ liệu lịch sử, dữ liệu nguồn, tham số có thể thay đổi, phép tính trung gian, và các kết quả quan trọng
  8. Tránh dùng merged cells khi không cần thiết. Merge cell làm mất tính linh động và sửa rất mất thời gian
  9. Nên có mô tả, hoặc appendix để người sử dụng hiểu mục đích của model, phương pháp tiếp cận, hoặc một vài logic phức tạp
  10. Phần hiển thị của model nên cực kỳ đơn giản và gói gọn trong 1 trang in bao gồm một số yếu tố chính như: các tham số cần nhập, các kết quả trung gian quan trọng, và các kết quả cuối cùng của model. Hãy đưa các phần tính toán phức tạp của bạn sang sheets khác.

Chắc chắn sẽ còn vài điểm quan trọng tôi chưa đề cập tới. Rất mong nhận được từ các bạn các góp ý bổ sung hoặc thắc mắc (nếu có)

Gửi nhận xét